Microsoft Office incluye un
programa que permite crear y modificar presentaciones
para el mejor desarrollo de una charla, presentación de información o de algún
tema cotidiano. Este programa fue denominado Microsoft PowerPoint, cuyos
archivos son llamados presentaciones. Así también a sus aplicaciones se les
llama presentaciones, y están compuestas de diapositivas donde se pueden
plasmar informaciones (texto) o lo que se quiera emitir, inclusive se puede
introducir imágenes, fotos, gráficas, tablas, etc.
Este programa nos permite animar nuestras presentaciones hasta
incorporar en cada presentación un sonido.
Este es un sistema visual y de proyección hacia los demás
para la educación, presentación de productos y en otros casos puede ser
publicado en la red.
1) Desde el botón Inicio situado,
normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor
y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el
cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre
él arrancará el programa.
2) Desde el icono de PowerPoint del
escritorio haciendo doble clic sobre él.
Ahora arranca el PowerPoint para ir probando lo que
vayamos explicando, de esta forma aprenderás mejor el manejo de este programa.
Para que te sea fácil el seguir la explicación al mismo tiempo que tienes
abierto el programa te aconsejamos que combines dos sesiones, si no sabes cómo
hacerlo no te preocupes aquí te explicamos cómo compaginar dos sesiones.
Para crear una presentación con un asistente sigue
estos pasos:
En el panel de Tareas encontrarás
una sección llamada Nuevo, selecciona la opción Del
Asistente para auto contenido.
Si no tienes abierto el panel de tareas también
puedes ir al menú Archivo y seleccionar la opción Nuevo.
Una vez elegida la opción Del asistente
para contenido aparecerá una ventana como la que mostramos a
continuación.
En la parte izquierda de la
ventana tenemos un esquema de los pasos a realizar con el
asistente, en este caso nos encontramos en el primer paso (Iniciar).
Si nos arrepentimos y no queremos crear la
presentación, pulsar el botón Cancelar para salir del
asistente.
Pulsando el botón Siguiente > seguimos
con el asistente.
Crear una Presentación con una Plantilla
Para crear una presentación con una plantilla sigue
estos pasos:
En el Panel de Tareas de la sección Nuevo a partir de
una plantilla selecciona la opción Plantillas generales... como
te mostramos a la derecha.
Si el panel de Tareas no está visible despliega el
menú Ver y selecciona la opción Panel de Tareas.
Una vez seleccionada la opción Plantillas
generales te aparecerá un cuadro de diálogo similar al que te
mostramos a continuación.
Selecciona la plantilla de diseño que más te gusta,
en la parte de la derecha te aparecerá una vista previa de la plantilla que has
seleccionado para que puedas elegir mejor.
Una vez hayas encontrado la plantilla que más se
adapte a tus gustos pulsa el botón Aceptar.
Crear una Presentación en Blanco
Para crear una presentación en blanco sigue estos
pasos:
En el Panel de Tareas de la sección Nuevo selecciona
la opción Presentación en Blanco.
Si el panel de Tareas no está visible despliega el
menú Ver y selecciona la opción Panel de Tareas.
A partir de ahí tendremos que dar contenido a las
diapositivas, añadir las diapositivas que hagan falta y todo lo demás.
Puede que tengas configurado PowerPoint para que
automáticamente se abra la sección Aplicar diseño de diapositiva para
que puedas asignar a la nueva diapositiva uno de los diseños predefinir
A continuación veremos cómo guardar una presentación.
Es importante que cada cierto tiempo guardemos los cambios realizados en
nuestra presentación para que en el caso de que el sistema falle perdamos los
menos cambios posibles.
Guardar una Presentación
Para guardar una presentación podemos ir al
menú Archivo y seleccionar la opción Guardar o
también se puede hacer con el botón .
De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos
la carpeta en la cual queremos guardar la presentación, después en la casilla
de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual
queremos guardarla y por último pulsaremos en el botón Guardar.
Si por algún motivo queremos guardar la
presentación con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicación,
como por ejemplo PowerPoint 95, desplegaremos la lista de Guardar como
tipo y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable.
Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentación se
guardará la presentación con la extensión ppt.
Si no es la primera vez que guardamos la
presentación y pulsamos en el botón de guardar de la barra de herramientas o
seleccionamos la opción Guardar del menú Archivo no
nos aparecerá la ventana que hemos mostrado anteriormente, guardará los cambios
sin preguntar.
Si queremos guardar una presentación con
otro nombre (por ejemplo queremos crear una nueva presentación
utilizando una presentación que ya tenemos) desplegaremos el menú Archivo y
seleccionamos la opción Guardar como, entonces aparecerá la misma
ventana que cuando pulsamos por primera vez en el botón Guardar. Cuando
utilizamos esta opción tenemos al final dos presentaciones, la inicial (la que
estaba abierta cuando dijimos Guardar como) y otra con el nuevo
nombre.
Guardar una Presentación como Página Web
Para guardar una presentación como página Web y así
poder verla con un navegador, despliega del menúArchivo la
opción Guardar como página Web.
Al seleccionar esta opción nos aparecerá una ventana similar a la que mostramos
a continuación.
De la lista desplegable de Guardar
en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentación,
después en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre
con el cual queremos guardarla y por último pulsaremos en el
botón Guardar.
El guardar una presentación como página Web es
igual que guardarla con la opción Guardar, únicamente cambia el formato
con el cual se guarda la presentación
A continuación veremos cómo podemos abrir una presentación
ya creada para verla o para modificarla.
Abrir una Presentación
Para abrir una
presentación podemos elegir entre:
¨ ir al
menú Archivo y seleccionar la opción Abrir,
¨ cliquear en el
botón Abrir de la barra de herramientas,
¨ desde el Panel
de Tareas en la sección Abrir una presentación seleccionar la
opción Más presentaciones.
En esa misma
sección aparecen los nombres de las últimas presentaciones abiertas (
en nuestro caso Titulo 1). Si la presentación que queremos abrir se
encuentra entre esas hacemos clic en su nombre y se abre automáticamente, en
caso contrario hacer clic en Más presentaciones...
En la lista desplegable del
cuadro Buscar en seleccionamos la unidad en la cual se encuentra la
presentación que queremos abrir, a continuación seleccionamos la carpeta que
contiene la presentación. Una vez hayamos seleccionado la presentación pulsamos
en el botón Abrir.
Cuando seleccionamos una presentación aparece
una pequeña representación de ella en la zona de la derecha.
Antes de empezar
a explicar cómo personalizar una presentación es importante saber cómo manejarnos
en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint.
El saber manejar
los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una
visión particular de cada diapositiva como una visión global de todas las
diapositivas, incluso nos permitirá reproducir la presentación para ver cómo
queda al final.
Vista Normal
La vista
normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella
podemos ver, diseñar ymodificar la diapositiva que seleccionamos.
Para ver la
diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la
opción normal.
En la
parte izquierda de la pantalla aparece el área de
esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos
visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para
poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el área de
notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la
diapositiva.
Esta es la vista
que más utilizarás ya que en ella podemos insertar el texto de las
diapositivas, cambiarles el color y diseño y es además la que más se aproxima
al tamaño real de la diapositiva.
Vista
Clasificador de diapositivas
Para ver las
diapositivas en vista clasificador tienes que desplegar el
menú Ver de la barra de menús y seleccionar la opción Vista
Clasificador de diapositivas.
También puedes
pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte
izquierda.
Este tipo de
vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden
de aparición, orden que como podrás ver aparece junto con cada diapositiva.
Con este tipo de
vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite
localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o
eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.
Vista
Presentación con diapositivas
La
vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación a
partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista
podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en
las distintas diapositivas que forman la presentación.
Para ver la
diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la
opción Presentación con diapositivas.
También puedes
pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema o pulsar la
tecla F5.
Para salir de
la vista presentación pulsa la tecla ESC.
Zoom
El zoom
permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la
que nos encontremos.
Para aplicar el
zoom a las diapositivas sitúate primero en el panel sobre el cual quieres que
se aplique el zoom y después despliega el menú Ver y selecciona la
opción Zoom....
Una vez
seleccionada esta opción se desplegará una ventana como la que te mostramos a
continuación.
En esta ventana
seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las
vistas.
Puedes
seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista (33,50,66,100, ...) o
bien se puede aplicar un porcentaje que nosotros especifiquemos en el
cuadro Porcentaje.
, si pulsamos
sobre la flecha desplegaremos la lista de porcentajes que podemos aplicar.
Cuando creamos
una presentación podemos después modificarla insertando, eliminando, copiando
diapositivas, etc.
A continuación
veremos paso a paso cómo podemos realizar cada una de estas operaciones que
siendo tan sencillas tienen una gran utilidad.
Insertar una
nueva diapositiva
Para insertar
una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista
normal selecciones la pestaña diapositiva del área de
esquema ya que de esta forma es más fácil apreciar cómo se añade la nueva
diapositiva a la presentación.
Puedes añadir
una diapositiva de varias formas:
¨ Pulsa en
el botón
que se encuentra en la barra de Formato.
¨ Puedes hacerlo
también a través de la barra de menús seleccionando el
menú Insertar y después seleccionando la opción Nueva
diapositiva
¨ O bien puedes
hacerlo a través de las teclas Ctrl + I.
Una vez
realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final una
nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva
después de esta.
Para acabar la
inserción de la diapositiva tendrás que seleccionar qué
diseño quieres que tenga la nueva diapositiva y para ello tendrás que
hacer clic sobre el diseño que quieras del Panel de tareas.
Como puedes
apreciar en la imagen de la derecha puedes elegir una diapositiva para
introducir texto y además con un formato determinado, o puedes elegir una
diapositiva en blanco para añadirle lo que quieras o con objetos.
Copiar una
diapositiva
Si estás situado
en la vista normal te aconsejamos selecciones la pestaña de diapositiva
del área de esquema ya que te será más fácil situarte en el lugar dónde
quieres copiar la diapositiva.
Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias
formas:
¨ Selecciona la
diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botón copiar
que se encuentra
en la barra estándar.
Después
selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a
copiar y pulsa el botón pegar
.
¨ También puedes
hacerlo desde la barra de menús desplegando el
menú Edición y seleccionando la opción Copiar.
Después selecciona la diapositiva detrás de
la cual se insertará la diapositiva a copiar y desplegando el
menú Edición, seleccionar la opción Pegar.
¨ Si prefieres
utilizar el menú contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres
copiar con el botón derecho (sabrás qué diapositiva tienes seleccionada porque
alrededor de ella aparece un marco negro).
Cuando se despliegue el menú contextual
selecciona la opción copiar.
Después haz clic con el botón derecho del
ratón sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a
copiar.
Por último selecciona del menú contextual la
opción pegar.
¨ Otra forma de
hacerlo es a través de las teclas, para ello en vez de utilizar el menú
contextual para copiar y pegar utiliza las teclas Ctrl + C (copiar)
y Ctrl + V (pegar).
Para copiar una diapositiva en la vista
clasificador de diapositivas sigue los mismos pasos que acabamos de
describir anteriormente.
Si quieres copiar más de una diapositiva
selecciónalas manteniendo pulsada la tecla Ctrl, si las diapositivas están
consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la
tecla Shift y seleccionando la última diapositiva. Una vez
seleccionadas sigue los mismos pasos de copiar, posicionar y pegar.
Duplicar una
diapositiva
Otra forma de
copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve
para copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar
puedo copiar la diapositiva en otra presentación.
Para duplicar
primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes
duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:
¨ Hazlo desde
la barra de menús desplegando el menú Edición y
seleccionando la opción Duplicar diapositiva.
¨ Otra forma es
utilizando el menú contextual.
¨ O bien
utilizando la combinación de teclas Ctrl + D
Mover
diapositivas
Mover arrastrando.
Para mover las
diapositivas de lugar dentro de una misma presentación tienes que seleccionar
la diapositiva que quieras mover y sin soltar el botón izquierdo del ratón
arrástrala hasta la posición donde quieres situarla.
Al desplazarla
verás que el puntero del ratón es una flecha con un rectangulo debajo y aparece
una línea entre diapositiva, esta línea indica en qué posición se situará la
diapositiva, por ejemplo si queremos colocar la primera diapositiva entre las
diapositivas 5 y 6, moveremos el ratón hasta que la línea esté entre la 5 y la
6.
Una vez te hayas
situado en la posición donde quieres poner la diapositiva suelta el botón del
ratón y automáticamente la diapositiva se desplazará a la posición e incluso se
renumerarán las diapositivas.
Para mover una
diapositiva estando en el área de esquema pulsa con el botón izquierdo del
raton sobre y sin soltarlo arrástralo hasta la posición donde quieras moverla,
una vez situado suelta el botón y automáticamente la diapositiva se desplazará
y se renumerarán todas las diapositivas.
Como puedes
apreciar en estas imágenes la diapositiva número dos a pasado a ocupar la
posición número 4 y la que ocupaba la posición 4 pasa a ser la 3 y la 3 pasa a
ser la 2.
Otras
formas de mover.
Otra forma de
mover una diapositiva es cortándola y después pegándola en el lugar adecuado,
de esta forma puedo mover una diapositiva de una presentación a otra.
Para ello
deberemos tener abiertas las dos presentaciones,
primero seleccionamos las diapositivas a mover, después
las cortamos ( utilizando el botón cortar de la barra estándar,
utilizando la barra de menús, el menú contextual, o las teclas Ctrl + X),
luego nos posicionamos en la diapositiva después de la cual queremos
dejar las que movemos (dentro de la misma presentación o en otra), y por
último pegamosde la misma forma que cuando copiamos.
Eliminar
diapositivas
Selecciona las
diapositivas a eliminar, si están consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo
pulsada la tecla Shift y seleccionando la última diapositiva, en
cambio si no están unas al lado de otras mantén pulsada la
tecla Ctrl para seleccionarlas.
-Una vez seleccionadas puedes eliminarlas de
varias formas, elige la que más cómoda te resulte:
-Desde la barra de menús desplegando
el menú Edición y seleccionando la opción Eliminar diapositiva.
-Otra forma de eliminar diapositivas es
utilizando el menú contextual que aparece al pulsar sobre una
diapositiva con el botón derecho y seleccionando Eliminar
diapositiva.
-La última forma de eliminar es pulsando la
tecla Supr.
Los objetos no
son más que elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por
ejemplo un gráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc.
Estos objetos
tienen sus propias características y propiedades que más adelante analizaremos
con más detalle.
Sobre los
objetos podemos realizar las mismas funciones que sobre las diapositivas, es
decir, podemos borrar, seleccionar, mover, copiar, etc.
Seleccionar
Objetos
Para seleccionar
un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que hacer clic sobre
él. Si te aparece el marco del objeto con este aspecto
haz clic sobre
el marco y el objeto pasará a estar seleccionado, el marco tomará un aspecto
diferente como el que te mostramos a continuación
.
Para quitar
la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco.
Si tienes
que seleccionar varios objetos mantén pulsada la
tecla Shift (mayúsculas) y con el ratón selecciona los objetos.
Si
quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes
seleccionados manteniendo pulsada la tecla Ctrl selecciona el objeto
que quieras quitar de la selección.
Copiar Objetos
Para copiar un
objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos:
Primero seleccionar el
objeto haciendo clic sobre él hasta que el marco tome este
aspecto :. Puedes seleccionar varios a la vez si lo deseas como hemos
visto en el punto anterior.
Luego dar la
orden de copiar . Esto lo podemos hacer de varias formas:
- Desplegando el
menú Edición y seleccionado la opción Copiar,
- con las teclas
(Ctrl + C),
- con la
opción Copiar del menú contextual (clic con el botón derecho del
ratón),
- o con el
icono
de la barra
estándar.
Por último dar
la orden de pegar. Esto también lo podemos hacer de varias formas:
- Desplegando el
menú Edición y seleccionando la opción Pegar,
- con las teclas
(Ctrl + V),
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